随着现代信息技术的飞速发展，档案作为一种重要的信息资源，在社会各行各业中得到了越来越多的开发和利用，日益显示出其重要作用。档案信息数字化、网络化已成为不可阻挡的趋势和发展方向。在充分考虑政府机关档案工作的各种共性，兼顾了档案部门的特性和未来档案业务发展的新要求，避免由于业务需求和工作模式发生改变而带来的重复投资、浪费人力、物力等不良情况发生的同时，采用灵活的系统设计和模型来构建一个档案管理系统平台已成为档案管理在数字化路程中的重要一步。

手工档案管理方式存在的一些问题：1、档案利用在时间上滞后。在手工档案管理模式中，是在第二年才将前一年形成的档案文件移交到档案管理部门归档，也就是说只有在第二年才能查询到前一年的档案文件资料，这样提供档案信息的形式根本不能满足人们对档案信息的需求，档案部门也不能在第一时间提供出高质量的档案信息。2、手工档案管理在档案收集、整理、保管利用的过程中加大了档案管理人员的工作量。在以往的档案收集过程中，都是先由各个立卷单位将当年档案交到档案管理部门，由档案管理人员核查、收集、归档，并通过office工具或手写的方式建立当年所立档案的全引目录，在利用过程中，根据查档人的要求借助全引目录来定位到档案的具体位置。在这样的工作过程中，随着时间的推移、学校规模的扩大、档案种类的增多、档案数量的积累等问题的出现，档案管理员工作变得更加繁复与困难了。3、手工档案管理的纸质档案格式较为单调。随着网络的迅速发展，计算机成为了工作中必不可少的工具了，这就要求我们提出新的理念和管理方式来管理新形式的档案信息。

要解决传统手工管理档案存在的这些问题，我们需要建立这样的一个网络系统平台。利用该系统可以做到归档部门随时将发出的文件上传到档案服务器中，其他利用人员可以在第一时间检索查询到最新的档案信息，做到了“随发文、随归档、随利用”三同步，使档案资源在日常管理工作中具有更加重要的现实意义。